Connaissez-vous avec exactitude les dépenses de vos imprimantes, de vos copieurs et d’autres appareils d’impression ? Selon une étude de l’IDC, 90 % des entreprises n’ont pas la réponse à cette question. Et pourtant, les coûts liés aux services d’impression sont multiples. Pour améliorer la gestion de l’impression de votre parc, découvrez les dépenses cachées à surveiller.
Les impressions inutiles et excessives
Certes, un parc d’imprimantes et de copieurs est fait pour imprimer et photocopier. Toutefois, tous les travaux effectués sont-ils nécessaires ? D’après une étude d’IPSOS, la réponse est « non ». L’enquête démontre qu’un salarié imprime en moyenne 31 pages par jour en Europe (28 pages en France).
Bien que la plupart des salariés aient conscience du gaspillage, cela ne l’empêche pas pour autant. Or, ces impressions inutiles représentent une dépense significative pour l’entreprise ou l’organisation. Plus la structure est grande, plus le volume d’impression et les dépenses le sont aussi.
Solution :
Dans ce contexte, la mise en place d’une bonne politique d’impression est primordiale pour établir les bonnes pratiques et maîtriser son budget.
Suréquipement en imprimantes et autres périphériques
Combien de périphériques d’impression et de copie disposez-vous ? Sont-ils tous utilisés à bon escient ? L’erreur que font de nombreuses sociétés est de se suréquiper en imprimantes. Souvent, cela vient du fait que certains employés ont leur propre imprimante. Or, ce privilège n’est utile que si l’imprimante individuelle est utilisée. Dans le cas contraire, ce suréquipement ne fait qu’augmenter la consommation en fournitures et en électricité. Ajoutez à cela la maintenance en cas de panne.
Solution :
Pour cela, auditez les besoins de la société. Puis, adaptez le nombre d’équipements selon le volume d’impression. L’utilisation d’appareils multifonctions est aussi conseillée pour éviter le suréquipement.
Amoncellement de stock des consommables
Par peur d’en manquer, chaque service ou utilisateur a tendance à stocker du papier, des cartouches d’encre ou de toner. Or, une cartouche a une durée de vie moyenne de deux ans. Et une imprimante en panne est souvent remplacée plutôt que réparée. Un réapprovisionnement mal géré peut donc causer un surplus de consommables inutilisés. C’est justement ce cas de figure qu’il faut éviter pour limiter les dépenses inutiles.
Par ailleurs, le sur-stockage de consommables inutilisés peut avoir un impact sur l’empreinte carbone générée par l’entreprise ou l’organisation.
Solution :
Surveillez le niveau des consommables en temps réel avec un logiciel de gestion de l’impression. Cet outil vous alerte lorsque le seuil de toner ou d’encre est atteint sur chaque imprimante.
Le coût de la maintenance des appareils
Bourrage papier, panne d’alimentation, problème de connexion, erreur mémoire, etc. Les pannes d’imprimante sont diverses et peuvent survenir à tout moment. De base, un service de maintenance est proposé par le fournisseur à l’achat de l’équipement. La question étant : le service répond-il à vos besoins et à vos attentes ? Il peut s’avérer judicieux d’opter pour un autre service pour diminuer les coûts.
À étudier
Pour s’assurer que le service de maintenance actuel soit adapté, comparez les besoins réels avec les prestations incluses dans le contrat. La réactivité du fournisseur est-elle au rendez-vous ? Comparez le rapport qualité-prix du service avec d’autres fournisseurs sur le marché.
Gestion complexe de multiples fournisseurs
Votre environnement d’impression est composé de périphériques d’impression de différentes marques ? Un parc d’impression hétérogène peut générer des coûts supplémentaires. Et pour cause, les consommables, les services de maintenance sont gérés par différents fournisseurs. Et qui dit plus de fournisseurs est élevé, dit plus de coûts.
Solution :
- Faites un audit minutieux pour déterminer les usages de chaque appareil.
- Souscrivez à un contrat auprès d’un seul fournisseur pour les consommables et la maintenance.
- Gérez le tout avec un logiciel de gestion de l’impression multimarque
Des services d’impression gérés
Vous n’avez ni les compétences ni les ressources pour assurer la gestion de l’impression dans votre structure ? Dans ce cas, les services d’impression gérés (SIG) ou MPS (Managed Print Services) sont recommandés. Ce type de prestataire assure la gestion des imprimantes, des consommables et de la sécurité des données à votre place.