importance d’un logiciel de gestion de l’impression pour les entreprises
Dans le monde professionnel rien ne doit être livré à la bonne chance. Tout doit être contrôlé, notamment les sources de dépenses qui pourraient être optimisées, voire réduites à la moitié, comme dans le cas de la gestion des impressions. Ce que les entreprises ne savent pas c’est que les coûts d’impression sont environ de l’ordre de 3% de leur budget, énorme ! Les solutions MPS, Managed Print Service, offrent aux entreprises une multitude d’applications qui permettent d’optimiser la gestion de leur parc imprimante, et, par conséquent, réduire considérablement les coûts liés au gaspillage du papier et du consommable. Et ce n’est pas tout. Les logiciels gestion impression offrent une meilleure sécurité des documents confidentiels des entreprises en contrôlant les tâches d’impression. Explications.
Avantages du logiciel de gestion des impressions
Ce type de logiciel est facile d’installation et d’utilisation. Il peut être installé sur un seul ordinateur (Windows 32 bits ou 64 bits) et l’administrateur pourrez contrôler, surveiller et gérer l’impression à partir de tous les autres ordinateurs (Windows / Linux / Unix / Mac). C’est un puissant gestionnaire d’impression centralisé pour tous les environnements d’impression. Il permettra aux entreprises de gérer, limiter et compter les impressions, ainsi que de surveiller et de conserver une trace de toutes les activités d’impression, d’analyser et de surveiller les coûts, de facturer les travaux en indiquant les codes clients ou le projet.
Voici les principales tâches d’un logiciel de gestion des impressions :
1. Surveiller les imprimantes
Un logiciel de gestion des impressions identifie et limite les impressions sur les différents types d’imprimantes tels que :
- Les imprimantes sur les serveurs d’impression Windows
- Les imprimantes USB / LPT connectées à des ordinateurs professionnels et à des ordinateurs personnels
- Les imprimantes connectées au réseau directement via l’adresse IP sans utiliser le serveur d’impression
- Les imprimantes connectées au périphérique d’impression
2. Compteur d’impression
Le logiciel collecte des informations détaillées sur chaque tâche d’impression, y compris le nom de l’utilisateur qui l’a envoyé, le nom du document, le nombre de pages, le coût total, l’heure et la date d’envoi, l’imprimante de destination, le nom de l’ordinateur source, recto verso, couleur, format de papier et format de travail.
3. Récupérez les informations de l’imprimante (niveau de toner, papier …)
Un logiciel de gestion des impressions peut numériser des imprimantes réseau et collecter des informations sur l’appareil, notamment l’adresse IP de l’imprimante, le modèle, le compteur des impressions, le niveau de toner, le numéro de série et l’adresse. Vous pouvez également autoriser la réinitialisation du compteur de l’imprimante.
4. Les impressions sécurisées
Le logiciel d’impression permet également aux utilisateurs d’envoyer des documents à un réseau sécurisé et de s’authentifier auprès de l’imprimante en saisissant un code PIN ou en numérisant des informations d’identification.
L’utilisateur doit donc s’authentifier sur le périphérique avant de pouvoir lancer les travaux d’impression. Ceci contribue au contrôle les coûts en réduisant le gaspillage des impressions, mais aussi améliore la productivité en récupérant et imprimant là où l’entreprise l’exige.
5. Attribuer des quotas d’impression à chaque utilisateur
Toujours dans une logique de maîtrise des coûts d’impressions, les utilisateurs / groupes ne peuvent imprimés qu’un nombre prédéfini de documents. De nouveaux utilisateurs peuvent également être automatiquement ajoutés à la base de données au moment de l’impression. L’administrateur, aux commandes du logiciel de gestion des impressions, contrôle l’ensemble du processus en ayant une idée sur l’état de chaque appareil.