Gestion de l’impression : les dépenses cachées

gestion de l'impression - les dépenses cachées

Connaissez-vous avec exactitude les dépenses de vos imprimantes, de vos copieurs et d’autres appareils d’impression ? Selon une étude de l’IDC, 90 % des entreprises n’ont pas la réponse à cette question. Et pourtant, les coûts liés aux services d’impression sont multiples. Pour améliorer la gestion de l’impression de votre parc, découvrez les dépenses cachées à surveiller.

Les impressions inutiles et excessives

Certes, un parc d’imprimantes et de copieurs est fait pour imprimer et photocopier. Toutefois, tous les travaux effectués sont-ils nécessaires ? D’après une étude d’IPSOS, la réponse est « non ». L’enquête démontre qu’un salarié imprime en moyenne 31 pages par jour en Europe (28 pages en France).

Bien que la plupart des salariés aient conscience du gaspillage, cela ne l’empêche pas pour autant. Or, ces impressions inutiles représentent une dépense significative pour l’entreprise ou l’organisation. Plus la structure est grande, plus le volume d’impression et les dépenses le sont aussi.

Solution :

Dans ce contexte, la mise en place d’une bonne politique d’impression est primordiale pour établir les bonnes pratiques et maîtriser son budget.

Suréquipement en imprimantes et autres périphériques

Combien de périphériques d’impression et de copie disposez-vous ? Sont-ils tous utilisés à bon escient ? L’erreur que font de nombreuses sociétés est de se suréquiper en imprimantes. Souvent, cela vient du fait que certains employés ont leur propre imprimante. Or, ce privilège n’est utile que si l’imprimante individuelle est utilisée. Dans le cas contraire, ce suréquipement ne fait qu’augmenter la consommation en fournitures et en électricité. Ajoutez à cela la maintenance en cas de panne.

Solution :

Pour cela, auditez les besoins de la société. Puis, adaptez le nombre d’équipements selon le volume d’impression. L’utilisation d’appareils multifonctions est aussi conseillée pour éviter le suréquipement.

Amoncellement de stock des consommables

Par peur d’en manquer, chaque service ou utilisateur a tendance à stocker du papier, des cartouches d’encre ou de toner. Or, une cartouche  a une durée de vie moyenne de deux ans. Et une imprimante en panne est souvent remplacée plutôt que réparée. Un réapprovisionnement mal géré peut donc causer un surplus de consommables inutilisés. C’est justement ce cas de figure qu’il faut éviter pour limiter les dépenses inutiles.

Par ailleurs, le sur-stockage de consommables inutilisés peut avoir un impact sur l’empreinte carbone générée par l’entreprise ou l’organisation.

Solution :

Surveillez le niveau des consommables en temps réel avec un logiciel de gestion de l’impression. Cet outil vous alerte lorsque le seuil de toner ou d’encre est atteint sur chaque imprimante.

Le coût de la maintenance des appareils

Bourrage papier, panne d’alimentation, problème de connexion, erreur mémoire, etc. Les pannes d’imprimante sont diverses et peuvent survenir à tout moment. De base, un service de maintenance est proposé par le fournisseur à l’achat de l’équipement. La question étant : le service répond-il à vos besoins et à vos attentes ? Il peut s’avérer judicieux d’opter pour un autre service pour diminuer les coûts.

À étudier

Pour s’assurer que le service de maintenance actuel soit adapté, comparez les besoins réels avec les prestations incluses dans le contrat. La réactivité du fournisseur est-elle au rendez-vous ? Comparez le rapport qualité-prix du service avec d’autres fournisseurs sur le marché.

Gestion complexe de multiples fournisseurs

Votre environnement d’impression est composé de périphériques d’impression de différentes marques ? Un parc d’impression hétérogène peut générer des coûts supplémentaires. Et pour cause, les consommables, les services de maintenance sont gérés par différents fournisseurs. Et qui dit plus de fournisseurs est élevé, dit plus de coûts.

Solution :

  • Faites un audit minutieux pour déterminer les usages de chaque appareil.
  • Souscrivez à un contrat auprès d’un seul fournisseur pour les consommables et la maintenance.
  • Gérez le tout avec un logiciel de gestion de l’impression multimarque

Des services d’impression gérés

Vous n’avez ni les compétences ni les ressources pour assurer la gestion de l’impression dans votre structure ? Dans ce cas, les services d’impression gérés (SIG) ou MPS (Managed Print Services) sont recommandés. Ce type de prestataire assure la gestion des imprimantes, des consommables et de la sécurité des données à votre place.

Guide des postes électrificateurs pour une clôture électrique performante

Guide des postes électrificateurs pour une clôture électrique performante

Les clôtures électriques représentent des outils indispensables dans la protection et la gestion efficace du bétail et de la faune. Les postes électrificateurs sont essentiels à leur fonctionnement optimal en assurant la distribution efficace de l’impulsion électrique le long de la clôture. Ce guide détaillé examine en profondeur les divers types de postes électrificateurs disponibles sur le marché. Chaque type est évalué en fonction de ses matériaux, de sa durabilité et de sa facilité d’installation, offrant ainsi un aperçu complet pour vous guider vers le choix optimal adapté à vos besoins spécifiques en matière de clôture électrique. Continuer la lecture de « Guide des postes électrificateurs pour une clôture électrique performante »

L’énergie solaire : une très bonne solution pour les entreprises.

Energie solaire

Se tourner vers l’énergie renouvelable est actuellement très courant auprès des entreprises. Cela s’explique par le fait que cette solution, que vous choisissez l’énergie solaire ou hybride, peut vous permettre de faire des économies considérables sur vos factures en matière d’électricité. Continuer la lecture de « L’énergie solaire : une très bonne solution pour les entreprises. »

Où acheter une cabine à peinture auto professionnelle ?

cabine à peinture auto

La cabine à peinture professionnelle est un espace spécialement conçu pour faciliter la pulvérisation de la peinture liquide sur des véhicules. La plupart des modèles sont alimentés ou gaz, nécessitant certaines précautions pour une utilisation optimale. La cabine de peinture professionnelle vous permet d’assurer la qualité de la peinture et la finition. Continuer la lecture de « Où acheter une cabine à peinture auto professionnelle ? »

Comment Choisir sa Banque en Ligne : Un Guide Complet pour Trouver la Meilleure Option

Banque en Ligne

Avec l’avènement de la technologie, de plus en plus de personnes se tournent vers les banques en ligne pour gérer leurs finances. Offrant des services pratiques, des frais réduits et une accessibilité accrue, les banques en ligne peuvent être une option attrayante pour ceux qui recherchent une alternative aux institutions bancaires traditionnelles. Cependant, avec tant d’options disponibles, il peut être difficile de choisir la meilleure banque en ligne pour répondre à ses besoins financiers. Voici un guide complet pour vous aider à trouver la banque en ligne idéale. Continuer la lecture de « Comment Choisir sa Banque en Ligne : Un Guide Complet pour Trouver la Meilleure Option »

Les robots de nettoyage révolutionnent l’entretien des panneaux solaires

Les robots de nettoyage révolutionnent l'entretien des panneaux solaires

L’énergie solaire est devenue une solution de plus en plus populaire pour répondre aux besoins énergétiques mondiaux tout en réduisant l’empreinte carbone. Cependant, pour garantir un rendement optimal des installations photovoltaïques, il est crucial de maintenir les panneaux solaires propres et exempts de tout obstacle. C’est là que les robots de nettoyage entrent en jeu, offrant une solution efficace et pratique pour assurer l’entretien régulier des panneaux solaires. Mais est ce que   le robot est utile pour nettoyer des panneaux photovoltaïques ?   Nous explorerons les robots de nettoyage révolutionnent l’entretien des panneaux solaires en combinant efficacité et confort. Continuer la lecture de « Les robots de nettoyage révolutionnent l’entretien des panneaux solaires »