La saisie de données informatique consiste à renseigner des informations sur un ordinateur ou un système informatique, afin de les stocker et d’en faciliter l’accès. Elle peut prendre plusieurs formes, notamment la saisie de texte, la saisie numérique, la saisie vocale, les codes à barres…
Les entreprises et les organisations recourent à la saisie de données pour stocker des informations sur leurs produits, leurs clients et leurs services.
La saisie de données nécessite beaucoup d’attention et de précision pour éviter les éventuelles erreurs. De ce fait, l’opérateur de saisie doit jouir de plusieurs compétences pour assurer sa mission.
Les types de saisie de données
La personne en charge de la saisie de données informatiques manipule différents types de données :
- Données monétaires : il s’agit de la saisie des montants en devise. Ce type de données est employé dans la comptabilité.
- Données numériques : cela concerne les données constituées uniquement de chiffres.
- Données de date et heure : il est question de données saisies qui se présentent sous un format prédéfini : MM/JJ/YY ou JJ/MM/YY. Ces données concernent par exemple les dates de naissance, les dates d’événements…
- Formules: il s’agit de données mêlant des données alphabétiques et numériques.
- Données textuelles: ces données sont constituées uniquement de caractères alphabétiques. C’est le plus utilisé parmi les différents types de données.
Plusieurs entreprises décident de déléguer cette tâche à des prestataires externes pour différentes raisons. On parle alors d’externalisation de saisie de données. Ce processus présente plusieurs avantages.
Les avantages de l’externalisation de la saisie de données
1) Économies de coûts : les entreprises qui externalisent la saisie de donnée peuvent diminuer leurs coûts en faisant appel à des experts externes, ce qui élimine le besoin de recruter et de former des membres du personnel internes.
2) Concentration sur le cœur de métier : externaliser la saisie de données qui n’est pas un processus stratégique, permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de créer de la valeur ajoutée pour leurs clients.
3) Amélioration de la qualité : les entreprises qui sous-traitent la saisie en ligne peuvent bénéficier d’une plus grande qualité et d’une plus grande efficacité, grâce aux technologies et aux compétences mises en œuvre par les agences d’externalisation externes.
4) Flexibilité : les entreprises peuvent choisir de sous-traiter la saisie en ligne pour être plus flexibles et pouvoir s’adapter aux changements du marché plus rapidement.
5) Innovation : Les entreprises peuvent bénéficier de l’innovation et des technologies mises en œuvre par leurs prestataires externes, ce qui leur permet de rester concurrentielles.
Les risques liés à la gestion extérieure de la saisie de données
Recourir à l’assistance de saisie de données à temps plein n’est pas sans risques. La perte de confidentialité de certaines données essentielles constitue l’un des risques principaux. C’est la raison pour laquelle le donneur d’ordre doit vérifier que son prestataire est équipé pour faire face aux éventuelles cyberattaques.
Généralement, il est conseillé d’inclure une clause de confidentialité dans le contrat d’assistance de saisie de données. Il y a également un risque lié à la falsification des données lors de leur saisie des factures en ligne par exemple. En effet, il est important que les informations soient enregistrées telles qu’elles sont présentes dans les documents, surtout s’il s’agit de documents fiscaux. Le prestataire externe doit mettre en œuvre plusieurs étapes de vérification des données pour éviter ces erreurs.
La nécessité de faire appel à une agence de saisie de données
Une agence de saisie de données est une entreprise qui fournit des prestations de saisie de données informatiques pour ses clients. Elles peuvent fournir des services tels que la saisie manuelle, l’indexation, la conversion de données, la gestion de bases de données et la numérisation de documents. Les agences de saisie de données peuvent traiter des quantités massives de données en peu de temps grâce à leur expertise et leur personnel qualifié.